Kişilere yardım etmeyi ve onlara iş bitirmeyi de çok severiz. Merhamet duygularımız çok kabarık olduğundan ilişkilerimize resmiyet katmayı sevmeyiz. Az önce bizi hızlı geçen, hatalı solama yapan aracın şoförüne küfür ederiz ama yoldaki radarı gelen şoförlere de biz ikaz ederiz. Yani hem kuralsızlıklardan şikayet ederiz, hem de şikayet ettiğimiz kuralsızlığı veya bir benzerini biz yaparız.
Bazen bunları küçük menfaatler karşılığı veya bir başkasını kurtarmak adına yaparız. Ama gün gelir bu tavrımız bize acı tecrübeler yaşatır. Belki de bu önemsemediğimiz şeyler; bildiğimiz ancak uygulamadığımız küçük ihmallerdir. Bir kısmı da bilgisizlikten veya aşırı güven duymaktan dolayı yapılır. Hayatımızda bu tür hatalarımız o kadar çoktur ki; bir kitap dolduracak boyuttadır. Ancak, bu yazıda güncel yaşanmış olan bazı olaylardan esinlenerek, TTK ve Vergi yasalarıyla ilgili birkaç hassas ve güncel uygulamalardan bahsedeceğim. www.muhasebenet.net

Öncelikle, ticaret ve sanayinin içinde yer alan girişimcilerin çok dikkat etmesi gereken birkaç örnek sunacağım. Ticari hayatımızda fatura, çek, ödeme ve tahsilat makbuzu, defter tasdiki, ödemelerin belgelendirilmesi, sözleşme, imza, kefillik gibi bir çok belge ve olay çok önemlidir. Sözleşme, imza ve kefalet konularına sonraki yazılarımızda değineceğim. Bugün fatura, ödeme ve defter kapanışlarıyla ilgili sınırlı bir yazı olacak.

Mesela faturayı, malın detayını gösteren ve KDV’ yi görmek için düzenlenmiş bir belge olarak görürüz. Evet böyle bir belgedir. Halbuki bize tebliğ edilen bir fatura aynı zamanda bizi borçlandıran bir belgedir. Eğer tebliğinden itibaren 8 gün içinde itiraz etmez isek KDV dahil toplam bedeldeki bir borcu kabullenmiş de oluruz. O zaman alıp kabul ettiğimiz her fatura tutarı borcumuzdur. O halde bunun ödemesini yapmamız gerekir. Vergi Usul Kanununa göre toplam 8.000 ve üzerindeki fatura vb. bedellerini ve işletmeden yapılan her türlü para hareketlerini bankalar aracılığıyla (çek,senet,havale vb.) yapmamız gerekmektedir. Eğer 8.000.-TL üzeri bir fatura bedeli bankadan değil de elden ödenmiş ise VUK.nun mükerrer 355 inci maddesi uyarınca; I.sınıf tacir ve şirketler ile serbest meslek erbapları için 1.000.-TL’dan, işletme defteri tutanlar için 500.-TL den az olmamak üzere ödemenin %5;’i oranında özel usulsüzlük cezasına muhatap olabilirisiniz. www.muhasebenet.net

Şayet fatura tutarı 8.000.-TL den düşük ise yine bankadan ödeme yapabiliriz. Ancak elden ödenecek ise kesinlikle bir makbuz karşılığında ve faturayı aldığımız kişi ya da şirket ise yetkilisinin imzasını alarak ödeme yapmamız lazım. Bu ödeme belli bir faturanın karşılığı ise buna dair bir not da düşülürse daha iyi olacaktır.

Bilindiği üzere; firmalar birbirinden mal aldıklarında öce fatura kesilip, mal teslim edilir.Sonra da tahsilatı yapılır. Ağırlık böyle olmakla birlikte peşin para ödemesi yapılan alımlarda vardır. İşletme sahibi olarak aldığınız faturalara bir göz atmanızda her zaman fayda vardır. Kilo, fiyat, tutar bilgileri yanında, imza ve kaşe kontrolü de yapınız. Borca aldığınız mal faturalarında satıcı kaşesi ve imzası faturanın üst kısmına uygulanır. Bu tür faturalara “AÇIK” fatura denir. Türk Ticaret mevzuatı uyarınca, bu faturanın bedeli henüz ödenmemiş kabul edilir. Eğer peşin mal aldıysanız ve fatura bu şekilde kesilmiş ise 8 gün içinde mutlaka itiraz edip değiştirtiniz. Yoksa bir gün, beklemediğiniz bir anda alacak takibi ile karşı karşıya kalabilirsiniz. Peşin de olsa, sonradan da olsa kasadan elden ödediğiniz tüm ödemelere mahiyetini de belirterek (…. Nolu fatura karşılığı gibi) mutlaka makbuz imzalatınız. Bu kişi alacaklının kendisi olmalı, şirket ise kanuni yetkilisi olmalıdır. Eğer peşin mal aldıysanız faturadaki imza ve kaşenin, faturanın alt tarafına uygulandığını görünüz. Bu tip faturalar “KAPALI” fatura kabul edilir. Bu şekilde imza da atılsa peşin ödemeyi de makbuz karşılığı veya bankadan yapmalısınız.

Uygulamada; ticari hayatın yoğunluğu, karşı firmalarla iyi ilişki içinde olmak vb. sebeplerle bazen paralar elden ödenip, mal acele ile alınmakta ve bu tür ayrıntılar unutulmaktadır. Çok müşteri ve tedarikçisi olan firmalar için bunun takibi de zordur. Bir sistem kurulmamış ise, gerçekte ödenmiş olan bir çok fatura yıl sonunda ödenmemiş görünebilir. İşin doğrusu paranın ödendiği anda sırada makbuz düzenlenmesi ya da banka aracılığıyla ödenmesidir. Ama bu yapılmamış ise, bu tür fatura borçlarını, hiç olmazsa yıl sonlarında muhasebecilerinizden mizan isteyerek 320 nolu hesap detaylarınızı kontrol etmenizde fayda vardır. Sizden alacağı olan firma ve tutarlarını sizdeki özel kayıtlarınız ya da zihninizdeki rakamlarla kıyaslayınız. Eğer unutulmuş ödemeleriniz varsa belgelerini ikmal ediniz. Ve mümkün ise yıl sonunda karşı firma ile cari hesap teyidi yaptırınız. Eğer defterinizde ödenememiş görünen bir borç karşının defterinde de alacak görünüyorsa, kendi defteriniz bile aleyhinize delil olabilir. Diyelim ki makbuz olmadan, kasadan ödemiş gibi defterinize kayıt etmiş olsanız bile karşının defterinde açık görünüyorsa bu parayı tekrar ödemek zorunda kalabilirsiniz. Cari hesabınızı teyitleşirseniz ve imzalı teyit mektubu alarak bu durumdan kurtulabilirsiniz.

Öte yandan, defterlerinizin Asliye Hukuk Mahkemelerinde delil olabilmesi için ertesi yılın OCAK ayının sonuna kadar TTK’ nun 70,71,72 nci maddeleri hükümleri uyarınca kapanış tasdikinin yapılması da gerekir. Unutmayın defter kayıtlarınız lehinize de olsa kapanış tasdiki yoksa ispat vesikası olarak kabul görmemektedir.

Unutmayın ki; bu gün çok iyi olan firmaların, birkaç ay sonra mali durumları bozulabiliyor, firmalar el değiştirebiliyor. Bu gün iyi olduğunuz firma ve kişilerle yarın ilişkileriniz bozulabiliyor. İşte tam bu sırada eğer adam sizden alacaklı görünüyorsa, sizin iyi niyetinizi dinlemeyip üzerinize bir icra takibi ile gelebilmektedir. Böyle bir durumda elinizde bir ödeme belgesi yok ise; bu parayı gecikme faizleri, avukat paraları, inkâr tazminatları ile birlikte tekrar ödemek zorunda kalabilirsiniz. Tüm bunlardan kurtulmak için borçlarınızı iyi takip ediniz. Hatta işletmenizde parasal hareketleri bir disiplin altına alarak bilinçli ve yasalara uyumlu, güncel bir sistem kurunuz.

Öte yandan, genellikle küçük esnafın bazı sorunları nedeniyle, bazen malı aldığınız ve işi yaptırdığınız kişi Ahmet iken Mehmet’in faturasını da almak zorunda kalabilirsiniz. Öncelikle bu kişilerden mal almayınız. Mutlaka alacaksanız veya bir kere almış iseniz eğer, ödemelere ilişkin makbuzu faturayı aldığınız kişiye imzalatınız. Uygulamada vergi kaydı başka kişi ve şirkete ait olabilir, işinizi yapan ve parayı alan, o şirkete ortak dahi olmayabilir. Ama size kendi şirketi gibi gösterebilir. Bu tür olaylarda karşı dürüst de olabilir. Yasal bir zorunluluktan kaçmak için başkası adına mükellefiyet yaptırmıştır. Ama şirketin resmi sahibini siz tanımıyorsunuz ki. Resmi muhatabınız, faturayı kesen kişi ya da şirkettir.Bu tür durumlarda mal alış verişi ve para ödemesi sırasında tüm imzaların ikmal ettirilmesinde fayda vardır. Sizin haberiniz olmadan size iş yapan kişi ile faturayı kesen kişi bozuşurlarsa istemeyerek o kişinin hedefi olabilirsiniz. En iyisi bu tür alış verişleri yapmamaktır.www.muhasebenet.net

Bir diğer konu ise karşılıksız kesilen faturalardır. Çok masum ve iyi niyetlerle komşunuz benim fazlam var diye size bir fatura kesebilir. Veya kötü niyetli bir kişi size iyilik olsun diye fatura keserek, KDV’den faydalanmanızı önerebilir. Sıkıntılı bir gününüzde size bir jest yapılabilir. Bu tür işlere girmemeniz en doğrusu. Yasal olarak da suç işlemiş olursunuz. Gerçekte bir mal alışı olmadan fatura alırsanız, sahte ve muhteviyatı itibariyle yanıltıcı fatura almış olursunuz. Bilginiz olmadan size böyle bir fatura gelir ise sakın alıp defterinize işlemeyiniz. 8 gün içinde bu faturaya noter kanalıyla itiraz ederek, kendinizi koruyunuz. Zira bu tür bir faturayı defterinize kaydettiyseniz; ne kadar iyi niyetli olursa olsun, ortada gerçek bir para ödemesi olmadığına göre o adama borçlu kalırsınız. Eğer sizin defterinizde de borç görünüyorsa yandınız demektir.

Bu kadar olur mu demeyin. Her şey olur. Zira ülkemiz, kalkınmakta ve gelişmekte olan bir ülke. Nüfus artışı, iç göçler, milli gelirin düşüklüğü, tüketim toplumu oluşumuz, duygusal ve iyi niyetli bir toplum olmamız nedeniyle, suistimale müsait ortamların çokluğu ve benzeri sebeplerle işletmeler ve kişiler çabuk değişebilmekte ve kötü niyete bürünebilmektedirler. Tabi herkes bu şekilde olmayabilir ama çok kötü örneklerini iş hayatı içerisinde görebilmek mümkün. Aman dikkat..! www.muhasebenet.net

Sonuç olarak eğer sonradan korkulu rüya görmek istemiyorsanız, işinizi ve itibarınızı kaybetmek istemiyorsanız, kimseyle kötü olmak istemiyorsanız işinizi baştan sağlam yapmanızda fayda vardır. Bunun için tüm alış ve giderlerinizin bedellerini ve diğer borçlarınızı öderken mutlaka “ÖDEME MAKBUZU” imzalatın. İmzayı, yetkili kişiye attırın. Yıl sonlarında resmi hesaplarınızı muhasebecinizle borç alacak açısından gözden geçirin. Defterlerinizin mahkemelerde delil kabul edilebilmesi için ertesi yılın Ocak ayı sonuna kadar kapanış kayıtlarını notere mutlaka yaptırın.

Hüseyin BOZKURT

Yeminli Mali Müşavir

muhasebenet.net

Diğer makaleleri:

-Şirketlerde Hileler

-Hile

-Defter ve belgeler niçin ve ne kadar saklanmalı?

-İş Kurma

-Vergi !