Gerçek ve Tüzel kişi tacirler; işletmelerinin mali durumunu, üçüncü kişilerle olan ticari ilişkilerini ve yaptıkları ticari işlerinin sonuçlarını, vergi ile ilgili hesaplarını göstermek amacıyla  TTK’nun 66 ve VUK’nun 172, 182,193 üncü maddesi uyarınca belirtilen defterleri tutmak zorundadırlar. Bu kişiler, tuttukları defterler ve bu defterlerin dayanağını oluşturan belgelerini (alış satış faturası, gider pusulası, müstahsil makbuzu, p.s.fişi,yazar kasa ruloları, ücret bordroları, sigorta bildirgeleri vb.)  VUK’nun  253’ncü maddesi gereğince ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak  beş yıl süre ile, TTK’nıun 68’nci maddesi gereğince defterleri son kayıt tarihinden ve belgeleri ise tarihlerinden  itibaren on yıl saklamak zorundadırlar. Saklama ve dolaysıyla ibraz ödevinin yerine getirilmemesi VUK’ na göre ağır müeyyideleri gerektirir. TTK’ na göre ise saklanıp ibraz edilememesi bazı haklarımızın kaybına yol açar. Tutulması mecburi olan defter ve belgelerin kaybedilip ibraz edilememesi halinde yapılacak işlemler ve sonuçları şunlardır:

 

                  1- VUK’na göre defter ve belgelerin ibraz edilmemesinin sonucu:

                    VUK’nun 30’ncu maddesinin 3’ncü bendi gereğince tutulması mecburi olan defterlerin vergi incelemesi yapmaya yetkili olanlara herhangi bir sebeple ibraz edilmemesi re’sen takdir nedenidir. Yani defter ve belgelerin kaybı nedeniyle, vergi inceleme elemanlarına ibraz edilmemesi re’sen vergi tarhı sebebidir.  

                    Öte taraftan VUK’nun 373’ncü maddesine göre 'Bu kanunda yazılı mücbir sebeplerden her hangi birinin vukua geldiği malum ise veya tevsik ve ispat olunursa vergi cezası kesilmez' denilmektedir. Burada mükellef defter ve belgelerini mücbir sebeple kaybettiğini TTK’na göre aldığı zayii belgesi ile ispatlayabilir. Bu durumda ceza uygulaması yapılmaz. 

                   Mükellefin defter ve belgelerini mücbir sebep sayılan haller dışında kaybetmesi halinde defter ve belgelerini vergi incelemesine yetkili olanlara ibraz edemeyeceği için vergi matrahı re’sen takdir edilir. VUK’nun 352’nci maddesine göre kesilen usulsüzlük cezası iki kat uygulanır. Ayrıca  VUK’nun 359/2 maddesi uyarınca, Ceza Mahkemesince 18 aydan 3 yıla kadar hapis cezası uygulanabilir.

             2-KDV Kanununa göre KDV indiriminin reddi 

                 VUK’na göre uygulanacak işlem ve cezalardan başka; KDV Kanununun  34/1 maddesindeki 'vergi, alış faturası ve benzeri belgelerde gösterilmesi ve bu belgelerin  kanuni defterlere kaydedilmesi şartıyla indirilebilinir' hükmü gerekçe gösterilerek, Vergi inceleme elemanları tarafından, defter ve belgelerini ibraz etmeyen mükelleflerin ilgili yılın tüm KDV indirimlerini reddedebilmektedirler. Gerektiğinde bu KDV’ler cezalı tarh edilebilmektedir.

          3- TTK’na göre ticari defter ve belgelerin ibraz etmemenin sonucu:

              TTK’na göre defter ve belgelerin yıllarca saklanmasının amacı tacirler arasında, üçüncü kişilerle aralarında meydana gelen uyuşmazlıkların giderilmesinde delil olarak kullanılmasıdır. TTK’nun 79’nci maddesinde Ticari  defterler ve saklanması mecburi olan belgeler; miras duyuşmazlıkları, SGK uyuşmazlıkları, çek senet ve cari hesap uyuşmazlıkları, siğorta tazminatları, vergi uyuşmazlıkları vb. bir çok hususta ispatlayıcı belge olarak mahkemelerce kullanılmaktadır. Defter ve belgeler, tarafların isteği ya da olaya göre ve TTK 80 inci maddesine göre mahkemenin re’sen talebi sonucu delil olarak istenebilir. Defterler, hesap ve belgeler mahkeme ve bilirkişiler tarafından incelenir.  İstenildiğinde mahkemeye ibraz edilmeyen defter ve belgeler, diğer tarafın defter ve belgelerinin düzenli olması halinde ibraz etmeyen aleyhine delil sayılır. Düzenli tutulan defter ve belgeler sahipleri lehine delil sayılır. Defter ve belgelerin kaybı halinde zayi belgesi alınması, defter ve belgelerin mahkemeye ibraz edilmemesi halinde ibrazdan kaçınma sayılmaz.

              4- Defter ve Belgelerin Kaybolma Nedenleri

                   Tacirler, defter ve belgelerini değişik bir çok sebeple kaybetmiş olabilirler.  Bunların başında defter ve belgelerin yangın, su baskını, yer sarsıntısı ve hırsızlık gibi nedenlerle kaybıdır. VUK’nun 13’ncü maddesinin 4’ncü bendi sahibinin iradesi dışında sebepler dolayısıyla defter ve vesikaların elinden çıkmış bulunmasını  mücbir sebep saymıştır. İkincisi ise gerçek ve tüzel kişinin defter ve belgelerini bilerek yok etmesidir. Diğer bir sebep ise gerekli özen ve ehemmiyet gösterilmediği ya da kişi ve yetkililerin sıkıntıları nedeniyle farkında olmadan kaybolması halidir. Son iki hal yasal bir sebep olmayıp, mücbir sebep sayılmaz.

              5- Zayi Belgesi Alınması

               TTK’nun 68’nci maddesine göre '’Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defter ve belgelerin; yangın, su baskını, yer sarsıntısı veya hırsızlık gibi nedenlerle yok olması halinde, tacir ziyaı öğrendiği tarihten itibaren 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerin yetkili Asliye Mahkemesinden kendisine bir zayi belgesi verilmesini isteyebilir. Bu süre adli tatile rast geliyorsa başvuru nöbetçi mahkemeye yapılmalıdır.

            Tüm defter tutmak zorunda olanların; defter ve belgelerini usulüne uygun tutmaları, tuttukları defter ve dayanağını oluşturan belgeleri güvenli bir şekilde ve izleyen yıldan itibaren 10 yıl saklamaları menfaatleri icabıdır. Beş yıl geçti diye defter belgeler hemen atılmamalı. 5 yıl geçtikten sonra maliye vergi ceza yazmak için isteyemez ama bazı konular var ki mükelleflerin 5 yıldan fazla saklamaları halinde lehlerine uygulamalardan faydalanmaları buna bağlı olabilir. Bunlar;
             -Beş yılı geçse de takdir komisyonundan size bir borç çıkarsa (takdir komisyonunda geçen süreler zaman aşımını uzatır onun için 5 yıl geçtikten sonrada size vergi çıkabilir) sakladığınız defter belgelerinizi açacağınız vergi davalarında lehinize delil ve faydası olabilir.

           -Devam eden yatırımlar 5 yıldan fazla sürebilir. Bunlarla ilgili uyuşmazlık veya lehe olan haklarınız için 5 yıldan daha önceki belgelere ihtiyaç duyabilirsiniz. Yatırım indirimi ve yeniden değerleme, enflasyon değerlemeleri gibi uygulamalarda ihtiyaç duyulması,
           -Beş yıldan fazla ayrılan amortismanlar ile ilgili uyuşmazlık çıkması,
           -Uzun yıllar süren davalarla ilgili eski defterlere ve belgelere ihtiyaç duyulması,
           -Beş yılı aşan düzeltme, mahsup ve teminat çözme işlemleri ile ilgili işlem ve davalarda gerek duyulması,

           -Beş yıldan uzun borç ödenmedi iddialarına karşılık makbuzlarınız elinizde olursa o borcu kaldırtmak için kullanılması, gibi.

           Tüm itinalı saklamalarına rağmen elinde olmadan defter ve belgelerini kaybedenlerin en kısa zamanda mahkemeye müracaat ederek zayi belgesi almaları menfaatleri icabıdır. Defter ve belgelerin istenilmesini beklemeden zayi belgesi alınması gerekir. Eğer bilinen bir olay sonucu ise bu olaya dair emniyet ya da itfaiye raporunu alır almaz mahkemeye müracaat edilmelidir