|
Elektronik fatura ve
bunların muhafazası
06 Eylül 2007 tarihli yazımızda da açıklandığı üzere;
2001 yılı sonunda yapılan yasal değişiklikler sonucunda
213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun mükerrer 242'nci
maddesinin 2 numaralı fıkrası hükmü ile Maliye
Bakanlığı'na verilmiş olan elektronik defter ve belge
düzenine ilişkin yetki 2006 yılında kullanılmıştır.
Anılan yetkiye istinaden yayımlanan 361 seri no'lu VUK
Genel Tebliği'nde; Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt
ortamında düzenlenen, tutulan, muhafaza ve ibraz edilen
defter ve belgeler yerine, aynı bilgileri içeren
elektronik defter ve belgelerin oluşturulması,
kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin
usul ve esaslar belirlenmiştir.
Uygulamadan faydalanmak isteyen mükellefler; elektronik
ortamda tutmak istedikleri defter ve belgelerini,
elektronik muhasebe sistemlerini oluşturan donanım ve
muhasebe programlarını, kayıtların nasıl oluşturulduğu
ve saklandığını, personel ve sistem güvenliklerini
içeren bir rapor hazırlayarak ve elektronik defter ve
belgelerin veri formatında tutulması ve gönderilmesine
ilişkin aşamalı bir planla birlikte yazı ekinde Gelir
İdaresi Başkanlığı'na göndererek izin almaktadırlar.
Gelir İdaresi Başkanlığı, ülkemizde elektronik fatura
uygulamasının başlangıç adımı olarak "Elektronik Fatura
Kayıt Sistemi"ni (EFKS) hayata geçirmiştir. Genel
hatları ile Elektronik Fatura Kayıt Sistemi, kurum ve
kuruluşların düzenledikleri faturalarda bulunan bazı
bilgilerin, belirlenen uygulama ve veri standartları
çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine
aktarılması sureti ile faturalara ait ikinci nüshaların
kağıt ortamda saklanması zorunluluğunu ortadan kaldıran;
ayrıca alıcılarına verilmek üzere hazırlanan birinci
nüsha faturaların da güvenli elektronik imzalı dijital
belge şeklinde oluşturulmasına imkan sağlayan bir
sistemdir.
Elektronik Fatura Kayıt Sistemi kapsamında kağıt veya
güvenli elektronik imzalı dijital belge olarak
düzenlenebilen birinci nüsha faturalar, genel hükümler
çerçevesinde düzenlenen faturalardan aşağıda belirtilen
3 noktada farklılık göstermektedir:
1) Seri-sıra numarası yerine fatura ID numarası
kullanımı
Elektronik Fatura Kayıt Sistemi kapsamında oluşturulan
faturalarda, seri-sıra numarası yerine fatura ID
numarası kullanılması öngörülmüştür. Fatura ID numarası
3 haneli birim kod ve 15 haneli sıra numarası olmak
üzere toplam 18 haneden oluşmaktadır.
Fatura ID numarası içerisinde yer alan birim kodu,
sistemden yararlanan kurum bünyesinde fatura
düzenleyecek her bir birim için belirlenen alfa nümerik
bir koddur.
Yine fatura ID numarası içerisinde yer alan sıra
numarası ise ilk 4 karakter yıl, sonraki 2 karakter ay
ve geri kalan 9 karakter de müteselsil numaradan
oluşmaktadır.
2) Sistem amblemi
Elektronik Fatura Kayıt Sistemi kapsamında oluşturulan
faturalarda, genel esaslara göre düzenlenen faturaların
üst orta kısmına gelecek şekilde basılması zorunlu olan
"belgelere konulacak özel işaret (Amblem)" ile "il kod
numarası" yerine, aynı konumda bulunmak üzere aşağıda
yer alan Elektronik Fatura Kayıt Sistemi Amblemi
basılmaktadır.
3) Sistem şerhi
Elektronik Fatura Kayıt Sistemi kapsamında oluşturulan
faturalarda son olarak, faturanın alt kısmında açık ve
okunaklı bir şekilde yer almak üzere "Bu fatura
Elektronik Fatura Kayıt Sisteminde kayıtlıdır. Faturanın
kayıtlı olduğuna ilişkin sorgulama http://www.efatura.gov.tr
internet adresinde yapılabilir" şerhine yer
verilmektedir.
Elektonik faturayı alan
mükellefler bunları nasıl muhafaza edeceklerdir?
Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan EFKS kapsamında fatura
düzenleme iznini alarak elektronik ortamda fatura
düzenleyen kurumlar http://www.efatura.gov.tr/ internet
sitesinde yayınlanmaktadır. Şubat 2008 döneminde
başlayan uygulamadan yararlanan halen 5 firma
bulunmaktadır. Bu firmalar iletişim sektöründe faaliyet
gösteren firmalardır.
Söz konusu kurumlar tarafından EFKS kapsamında
düzenlenen faturalar Vergi Usul Kanunu'nun 229'uncu
maddesinde tarif edilen fatura hükmündedir.
Bu kurumlardan; kağıt ortamında alınan faturalar genel
hükümler çerçevesinde kağıt ortamında muhafaza edilmeye
devam edilecektir. Güvenli elektronik imza ile
imzalanmış olarak elektronik veya manyetik ortamda
alınan faturalar ise sadece elektronik veya manyetik
ortamda muhafaza edilecektir. Kimlik doğrulama, veri
bütünlüğü ve inkar edilemezlik gibi özelliklere haiz
olan güvenli elektronik imzanın doğrulanması ve
geçerliliğin tespiti kağıt fatura üzerinde
sağlanamayacağı için elektronik ortamda alınan
faturaların kağıt nüshasının saklanması, muhafaza ve
ibraz ödevlerinin yerine getirilmesi açısından yeterli
görülmemiştir. Bu nedenle, bu faturaların elektronik
veya manyetik ortamda muhafaza edilmesi zorunluluğu
getirilmiştir. Dolayısıyla, elektronik ortamda fatura
alan mükellefler bu hususa dikkat etmeli ve alınan bu
faturaları yine elektronik ya da manyetik ortamda
muhafaza etmelidirler.
Sisteme dahil olan kurumlardan kağıt ortamında ya da
güvenli elektronik imza ile imzalanmış fatura alan
alıcılar bu faturaları yasal defterlerine kaydederek
gider gösterebilecek ve indirim konusu
yapabileceklerdir. Ayrıca bu faturalar Vergi Usul Kanunu
ve diğer kanunların belirlediği süreler dahilinde
saklanacak ve istendiğinde ibraz edilecektir.
Öte yandan, elektonik ortamda alınan faturaların
doğruluğundan emin olmak amacıyla, Gelir İdaresi
Başkanlığı'nın sitesinde yer alan "Fatura Sorgulama"
bölümünden sorgulama yapmak da mümkündür.
Akif AKARCA
VERGİNİN GÜNDEMİ
akif.akarca@alfaymm.com
22.05.2008 |
