|
e-faturaya geçmeden önce
yapılması gerekenler
e-fatura şirketinizde neyi
değiştirecek ?
e-fatura ve e-saklamaya geçişle şirketinizde muhtelif
değişiklikler meydana gelecek. Etki (impact) analizi bu
değişikliklerin muhtemel etkilerini mukayese etmenize
imkan verir. Bunu, konunun uzmanlarıyla birlikte
yapmanızı salık veririz. Tecrübe, sezgilerimizi
güçlendirir. Aşağıdaki değişiklik alanları bu işi
tecrübe eden PwC uzmanlarına ait:
Organizasyon yapısındaki değişiklikler
e-faturaya geçişle muhasebe, vergi, satın alma vs.
bölümlerdeki çalışanlarınız uygulamadan ziyadesiyle
etkilenecek. Faturalama sürecine yönelik insan
müdahalesi azalacak. O nedenle daha az personelle, daha
kısa sürede ve daha doğru faturalama yapılabilecek.
Süreç daha etkin kontrol edilebilecek.
Dışarıyla olan ilişkilerde değişiklikler
e-fatura kabulü için müşterinizle zımnen veya açık
mukavele ile anlaşmanız gerekecek. Malum, dünyanın
hiçbir ülkesinde ön kabulünü almadığınız müşterinize
e-fatura göndermezsiniz. Bu durum ülkemiz için de
geçerli. Aynı şekilde sizin rızanızı almadan kimse sizi
e-fatura kabulüne zorlayamaz. Bu nedenle alcılarınız ve
satıcılarınızla olan tüm sözleşmelerinizi gözden
geçirmeniz gerekecek.
İşlemler ve iş süreçlerindeki değişiklikler
Alış ve satış süreçlerine taraf olanlar, sürece konu mal
ve hizmetler ve sürecin gerektirdiği belgeler itibariyle
değişiklikler olacak.
Şirketin kullandığı teknolojideki değişiklikler
Şirketiniz bünyesinde güvenli elektronik imzaya
geçilecek. EDI, XML, FTP, http(s), AS2 vs sistemler
kullanılacak.
Peki nasıl bir e-fatura modeli
Mevcut e-fatura tebliğ taslağına göre ülkemizdeki
mükellefler için henüz bir model seçimi sorunu
bulunmuyor. Çünkü tek model var. Faturayı düzenleyen
gerekli bilgi işlem sistemine sahip olmak zorunda. "Outsource"
işine henüz cesaret edemiyoruz. 6183 sayılı kanunda
yapılan son değişiklikle faturalarını elektronik ortamda
düzenlemek ve saklamak isteyen mükellefler, kendi bilgi
işlem sistemleri marifetiyle düzenledikleri tüm
faturalarını, devletin denetim ve gözetiminde kurulacak
olan bir özel şirkete aktaracak. Bu şirket çalışanları
VUK'nun mahremiyet hükümleriyle bağlı olacak. Ancak
Avrupa Birliği'nde alıcının, satıcının veya bir aracının
(consolidator) kurduğu model çeşitleri var. Bu modeller
ya EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment) ya da
EIPP (Electronic Invoice Presentment and Payment) adını
alıyor. İlk modelde mükellef, şirkete ait internet
portalına şifreyle giriyor, faturasını buluyor ve
internet üzerinden ödemeyi yapıyor. Telefon şirketleri
genelde bu yöntemi kullanıyor. İkincisinde ise yöntemin
özünü, mükelleften mükellefe düzenlenen faturaların
internet üzerinden gönderilmesi ve ödenmesi teşkil
ediyor. Daha çok otomobil üreticileri bu yöntemi
kullanıyor.
Model seçimi ve sistem kurulumu için 7 temel enformasyon
kriteri
Tecrübe, model seçiminde aşağıdaki kriterlere uyulmasını
salık veriyor.
1)Etkililik (efectiveness): Fatura ile aktarılan bilgi,
işlemle ilgili, gerekli ve tam olmalı; zamanında, doğru
ve kullanılabilir bir formatta aktarılmalı.
2)Etkinlik (efficiency): Fatura bilgileri en ekonomik
yolla aktarılmalı.
3)Mahremiyet (confidentiality): Aktarılan hassas
bilgiler (fiyat vs.) yetkisiz kişilerce (rakipler vs.)
kullanılamamalı.
4)Doğruluk (integrity): Aktarılan bilgi doğru, tam
olmalı ve yapılan işlemle ilgili bilgileri, terimleri ve
beklentileri içermeli.
5)Arandığında bulabilme (availability): Aktarılan
bilgiler, arandığında hemen bulunabilir olmalı.
6)Uygunluk (compliance): Faturayla aktarılan bilgiler
mevzuata ve sözleşmeye uygun olmalı.
7)Güvenilirlik (reliability): Alıcı aktarılan bilgilere
güvenebilmeli.
Nelere dikkat etmek gerekiyor?
Tecrübenin dikkat edilmesi gerekenlerle de ilgili de
tavsiyeleri var. Şöyle ki:
1) Var olan iş yapış süreçlerinizi gözden geçiririn.
Hatalı ve riskli iş, işlem ve süreçleri belirleyin.
Gerekiyorsa e-fatura ve e-saklama işinin kapsamını
genişletin.
2) Gereksiz iş, işlem ve süreç yaratmaktan sakının.
3) Gereksiz ve kullanılmayan data yaratmayın ve
depolamayın.
4) İyi işleyen/çalışan yönlerinize olumsuz etkilerinin
olmaması için önlem alın.
5) Şirket içinde e-fatura ve saklama sisteminizin
çalışmaması halinde işinizin aksamaması ve bundan
müşterilerinizin zarar görmemesi için önlemler alın.
6) Gereksiz sistemler için yatırım harcaması yapmayın.
7) Bir dolaylı vergi stratejiniz olsun.
Bir dolaylı vergi stratejisi neden gerekli
e-fatura ve e-saklama işine girmeden önce bir dolaylı
vergi stratejiniz olsun. Yani, yapacağınızı köklü
değişikliğin potansiyel vergi yükünüze ve
karşılaşacağınız potansiyel risklerinize nasıl etki
edeceğini öngörmeniz lazım. Avrupa Birliği'nde
e-faturanın etkin bir KDV sistemi oluşturmak üzere
hayata geçtiğini unutmamanız gerek. Malum amaç; ilk önce
indirimin, sonra da gider ya da maliyetin
belgelendirilmesi.
1)Stratejik çerçevenin oluşturulması: İşinizle ilgili
temel hedeflerinize uyumlu bir dolaylı vergi stratejiniz
olsun. Bu strateji, maliyetlerinizi düşürecek, mevzuata
aykırı iş yapma riskinizi azaltacak ve şirket
unvanınızın temiz kalmasına (kirlenmemesine) yardımcı
olacaktır.
2)Dolaylı vergi planının oluşturulması: KDV - iş
modelinizi tanımlayın. Konuyla ilgili denenmiş iyi
uygulamaları bulun. Bir yöntem geliştirin. Bunu hem
içeriyle, hem de dışarıyla; yani bakanlıkla, vergi
dairesiyle, diğer yetkililerle, danışmanlarla ve
YMM'nizle tartışın.
3)Uyum modelinin oluşturulması: İhtiyaçlarınızı
tanımlayın. Bir model kurun ve bu modeli uygulayın.
4)Sistem: Sistemi kurduktan sonra süreçleri manuel
olmaktan çıkarın ve uyum süreçlerini tanımlayın.
5)Organizasyon: Stratejinize bağlı olarak dolaylı vergi
politikalarınızı belirleyin ve dolaylı vergilerden
sorumlu personelinizin rol ve sorumluluklarını
tanımlayın.
6)Risk yönetimi: Risk yönetim politikalarınızı ve
prosedürlerinizi tanımlayın.
7)Ölçüm: Uyum, maliyet azaltma, nakit akımı ve işletme
sermayesi iyileşme alanları için performans kriterleri
tanımlayın ve süreci ölçümleyin. İyi olanları öne
çıkarın; performansınızın zayıf olduğu yönleriyle ilgili
düzeltici önlemler alın.
Son söz: 5N-1K
Bundan 10-15 sene kadar önce dünyada çok büyük bir IT
balonunun şiştiğini, bu balonun "şerefesine" hesapsızca
atlayanların çoğunun, daha sonra, etkin olmayan yatırım
harcamaları nedeniyle çok ciddi maliyetlere
katlandıklarına şahit olmuştuk. Bu konuda Ankara'da da
pek hektarlı bir "IT mezarlığı" olduğunu tecrübeden
biliyoruz. O nedenle e-fatura ve e-saklama işine
girmeden önce, (her şeyi bilen "uzmanlarınız" varsa), en
azından 5N-1K yapmalarını isteyin.
Vedat ÖZDAN /
VERGİ PORTALI
13.06.2008 |
