|
İŞLETMELERDE MUHASEBE
ALANINDA İNOVASYON
Muhasebe ve finans birimi
işletmelerin kalbidir. Bu nedenle, işletme hayatında büyük bir öneme
sahiptir. Bu önemli birimlerde ihtiyaçlara göre inovasyon çalışması
yapılması gerekir. Muhasebe de inovasyon bazen bir muhasebe programı
değişikliği, bazen eleman değişikliği ve bazen de yönetime verilen
rapor,tablo ve bilgi değişikliği olabilir. Bu yazımızda muhasebe
alanında yapılabilecek yenilikler ile yanlış uygulamalar ve inovasyona
konu olabilecek durumları açıklayacağız.
Teknolojinin gelişmesi ile bilgisayarların muhasebe kullanılması başlı
başına bir yeniliktir. 1994 yılı başından itibaren yaygın bir şekilde
tüm işletmelerin muhasebesi bilgisayarla tutulmaya başladı.
Ancak, uygulamada; tutulan muhasebelerin tam anlamıyla detaylı
tutulmadığını,hesapların ayrıntılı işlenmediğini, muhasebe
programlarının tam olarak kullanılmadığını, programların bazı
modüllerinin ( üretim vb.) çalıştırılmadığını, entegre bir muhasebenin
tutulmadığını, hatta bir çok orta işletmenin muhasebesinin muhasebe
bürolarında tutulduğunu ve her türlü detaydan yoksun tutulduğunu
görmekteyiz. Bir çok işletmede muhasebe güncellikten yoksun olup,
kayıtlar bir iki ay geriden gelmektedir.
Muhasebenin, detaylı olmadığı, güncel olmadığı ve yöneticinin elinin
altında tutulmadığı durumlarda; bilgi akışının olmaması ve doğru
bilginin alınamaması veya zamanında alınamaması nedeniyle karar alma
noktasında, muhasebeden doğru ve verimli bir şekilde faydalanmaktan söz
edilemez. İşletme vergiden alacağa, maliyetten satışa bir çok konuda
risk almaktadır.
Bazen de gelişmiş bir bilgisayar, profesyonel muhasebe programı
var.Bunlar çok güzel ama kullanan kişinin bilgisayar,program kullanma ve
muhasebe bilgisi yetersiz olduğundan verimli bir muhasebeden
bahsedilemez. Muhasebe programı tam bilinmediğinden ne tür rapor alınır,
nasıl alınır ve parametreler hangi amaca göre değiştirilir, bunlar da
bilinmez. Örneğin, muhasebe programının üretim modülünü kullanan işletme
yok denecek kadar azdır. İmalat ve üretim hesapları maalesef halen
muhasebe programı dışında EXCEL programında haricen tutulmaktadır.
Muhasebe programındaki üretim reçeteleri kullanılmamaktadır. Bu tür
muhasebe tutulması oto kontrolü de ortadan kaldırmakta ve bir çok hatalı
işleme de sebep olmaktadır. Hatta kayıt dışılığı da teşvik etmektedir.
Öte yandan entegre muhasebe tutulmaması, zaman kaybına, yanlış ve hatalı
mali raporların çıkmasına, personel fazlalığına da sebep olmaktadır.
Bir çok işletme yöneticisi de muhasebeye ve muhasebe programına önem
vermediklerinden bu durumun farkında bile değiller.
İşte tüm bunların ortadan kaldırılması ancak muhasebe biriminde ve kayıt
işlemlerinde aksaklıklar tespit edilerek işletmenin amacına uygun,
maliyetleri düşürücü,güncel, doğru ve detaylı bir muhasebe tutulmasına
karar verilmesi gerekir. İşte en büyük yenilik ve inovasyon bu olur. Bu
sayede işletme yönetimi güncel durumlarını görür. Kararlarını ona göre
alır. İşletmeye gerek olan tüm raporlar alınır ve gerekli yerlerde
kullanılır.
Bunun için öncelikle işletme yapısına en uygun profesyonel bir muhasebe
programı tespit edilmeli. Bu programın tüm modülleri alınmalı ve
kullanılmalıdır.Tüm modüller entegre bir şekilde çalıştırılmalıdır. Her
türlü kayıt; fatura ve benzeri belgeye dayanarak teker teker girilmek
suretiyle yapılmalıdır. Günlük kayıt yapılmalıdır. Muhasebe programı
diğer birimlerle entegre çalışmalıdır. Üretim, satış,depo vb.
birimlerdeki güncel olaylar anında muhasebeye intikal etmelidir.
Güncel,doğru ve entegre kayıtlar tutularak; muhasebe personeli maliyeti
azaltılmalı, hata ve yanlışlıklar ortadan kaldırılmalı, işletme risk
almaktan kurtarılmalı, yöneticiler de muhasebeden daha çok faydalanmalı
ve işletmeyi daha iyi yönetmeliler. En bariz örnek muhasebede sağlıklı
ve güncel cari hesap tutulması ve her ay mutabakat mektubu alınması
işletmeleri bir çok finansal riskten korur. Uygulamada bir çok örneğini
görmek mümkün.
Öte yandan diğer bir yenilenme de; mali tabloları okuma alanında
yapılmalıdır. İşletme yöneticileri ve muhasebe müdürleri bilanço ve
gelir tablosu gibi sonuç içeren tabloları analiz edebilmeleri, belli
aralıklarla rasyoları çıkarabilmeleri, bu rasyoların sonucuna göre durum
analizleri yapılmalı ve gerekli önlemler ve kararlar alınmalıdır. Bu
analizler bazen maliyet analizi, bazen kârlılık analizi,bazen borç yükü
analizi, bazen risk analizi ve bazen de kredibilite analizi olabilir.
Bilanço ve gelir tablosu işletmenin aynasıdır. İşletmenin durumunu bu
tablolar dışarıya yansıtır. Bu nedenle önemlidir.
Gerek muhasebe programları, gerek muhasebe çalışanlarının yenilenmesi
yada eğitilmesi, bu konuda mali danışmanlık alınması ve bunun sonucunda
güncel,entegre,sağlıklı,detaylı ve açık bir muhasebe tutulması iyi bir
muhasebe inovasyonu sayılır. Öte yandan, işletme
yöneticilerinin,muhasebe müdürlerinin bu konuda mali danışmanlık alarak
iyi birer mali tablo (bilanço ve diğerleri) okuyucusu olmaları,okumaları
ve bunu kararlarına yansıtmaları ve gerekli önlemleri zamanında almaları
da muhasebe açısından iyi bir inovasyondur.
Hüseyin Bozkurt
Yeminli Mali Müşavir
Fırat YMM Gaziantep |
