|
DERNEKLER TARAFINDAN
TUTULAN DEFTERLER VE BU DEFTERLERDE BULUNMASI GEREKEN
BİLGİLER
Derneklerin tutacakları defterler derneklerin, İşletme
Hesabı ve Bilanço Esası’na tabi olmaları bakımından ikiye
ayrılmaktadır. Bunlar;
İşletme Hesabı esasına tabi olan derneklerin;
1.
Üye kayıt defteri,
2.
Karar defteri,
3.
Evrak Kayıt defteri,
4.
Alındı Belgesi Kayıt Defteri
5.
Demirbaş defteri
6.
İşletme hesabı defteri,
7.
Envanter defteri,
Bilanço esasına tabi olan derneklerin ise;
1.
Üye kayıt defteri,
2.
Karar defteri,
3.
Evrak Kayıt defteri,
4.
Alındı Belgesi Kayıt Defteri
5.
Demirbaş defteri
6.
Yevmiye defteri,
7.
Büyük defter,
8.
Envanter defteri, Tutmaları gerekmektedir.
Dernekler tarafından tutulacak olan bu defterlerin
örnekleri yazımız ekinde yer almaktadır.
Dernekler tarafından tutulacak olan defterlerin tutulma
esas ve şekilleri;
Üye
Kayıt Defteri;
Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe
giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir.
Yazılı olarak yapılan üyelik başvurusu üzerine, dernek
yönetim kurulunca başvurusu kabul edilen gerçek kişi
üyenin; adı soyadı, T.C. kimlik numarası, tabiiyeti, anne
adı, cinsiyeti, üyeliğe giriş ve üyelikten çıkış
tarihlerinin deftere yazılması zorunludur. Ayrıca,
mesleği, yerleşim yeri ve e-mail adresi de deftere
yazılabilir. Üyeler arasında yabancı kişilerin bulunması
halinde T.C. kimlik numarası satırına, varsa kişinin
tabiiyetinde bulunduğu ülkenin vatandaşlık numarası ve
benzeri bilgiler yazılır.
Dernek üyeleri arasında tüzel kişi veya yabancı dernek
veya dernek ve vakıf dışında kâr amacı gütmeyen kuruluş
bulunması halinde; tüzel kişinin üyeliğe giriş ve
üyelikten çıkış tarihleri, defterin adı ve soyadı satırına
tüzel kişinin unvanı, T.C. kimlik no satırına varsa vergi
kimlik numarası, tabiiyeti satırına tüzel kişinin
merkezinin bulunduğu ülkenin adı, mesleği satırına tüzel
kişinin hukuki statüsü (dernek, vakıf, kâr amacı gütmeyen
kuruluş, limited/anonim şirket vb.) yazılır. Ayrıca,
yerleşim yeri ve e-mail adresi de deftere yazılabilir.
Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu
deftere yazılabilir.
Karar
defteri;
Örneği 2 Ağustos 2007 tarih 26601 sayılı Resmî Gazetede
yayımlanan “dernekler tarafından tutulan karar, evrak
kayıt, demirbaş ve işletme hesabı defterlerinde bulunması
gereken bilgiler ile bu defterlerin şekli hakkında tebliğ
(tebliğ no: 2007/2)” de gösterilen örneğe uygun tutulur.
Bu deftere kararın tarih ve sayısı ile konusunun yazılması
zorunludur, ancak alınan karar birden fazla konuyu
içeriyorsa, konu kısmına genel nitelikte ibareler
yazılabilir.
Karar
defterinin "Toplantıya Katılan Üyelerin Adı ve Soyadı"
kısmına yalnızca toplantıya katılan yönetim kurulu
üyelerinin adı ve soyadları yazılır. Toplantıda alınan
kararlar "Kararın Metni" kısmına yazılır ve kararın altı
toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanır. Ancak,
karara katılmayan üyeler, karara katılmadıklarını belirten
ibareleri yazarak kararın altına imza atarlar. Aynı
toplantıda alınan kararların birden fazla sayfaya
yazılması halinde, her sayfa paraf edilerek kararın
bittiği sayfa imzalanır. Her yılın ilk kararına (1)’den
başlayarak numara verilir.
Evrak
kayıt defteri;
Evrak
kayıt defteri; karşılıklı sayfalarda yer alan, Mezkur
tebliğde örneği gösterilen "Gelen Evrak" ve "Giden Evrak"
şeklinde iki bölüm halinde tutulur. Gelen evraklar gelen
evrak bölümüne, giden evraklar giden evrak bölümüne olmak
üzere, her bir satıra ilgili evraka ait bilgiler yazılır.
Gelen ve giden evrak kayıt sıra numaraları, her yılın
başında (1) sıra numarası ile başlar. Gelen ve giden evrak
kayıt defteri, "gelen evrak kayıt defteri" ve "giden evrak
kayıt defteri" olarak ayrı defterler halinde tutulabilir.
Bu şekilde tutulan defterler bir araya getirilerek tek bir
defter olarak muhafaza edilir.
Alındı Belgesi Kayıt Defteri;
Alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları, bu belgeleri
alan ve iade edelerin adı, soyadı ve imzaları ile
aldıkları ve iade ettikleri tarihler bu deftere işlenir.
Demirbaş defteri;
Demirbaş defteri Mezkur tebliğde gösterilen örneğe uygun
tutulur. Bu defterin her bir satırına ve ilgili sütunun
altına bir demirbaşa ait bilgiler yazılır. Parçaları ile
bir bütün olan ve bu şekilde alınmış demirbaşlar bir
satıra kaydedilir ve adedi sütununa takım ve benzeri
ibareler yazılır. Diğer sütunlara yazılamayan, ancak
yazılması gerekli görülen bilgiler açıklama sütununda
belirtilir. Bilânço esasına göre defter tutulması halinde,
demirbaş defteri tutulmaz.
İşletme hesabı defteri;
İşletme hesabı defteri; karşılıklı sayfalarda yer alan,
Mezkur tebliğde örneği gösterilen "Gelirler" ve "Giderler"
şeklinde iki bölüm halinde tutulur. Gelirler gelir
bölümüne giderler gider bölümüne olmak üzere, her bir
satıra ve ilgili sütunun altına bir belgeye ait bilgiler
yazılır.
Bu defter hesap dönemi sonunda, Dernekler
Yönetmeliğinin ekinde belirtilen örneğe uygun olarak
düzenlenen "İşletme Hesabı Tablosu" nun yazılması ile
kapatılır. Yeni döneme ait kayıtlara (1)’den başlayarak
sıra numarası verilir.
Defterlerin tutulma usulü ve tasdiki
Dernekler tarafından tutulacak defterlerin
mürekkepli veya tükenmez kalemle yazılması zorunludur.
Elektronik sistemler ve yazı makineleri aracılığıyla
örneğine uygun olarak yazdırılan form veya sürekli formlar
defterlere yapıştırılarak kullanılabilir. Ancak,
defterlere yapıştırılan çıktı köşelerinin, deftere temas
edecek şekilde ve yeni bir karar alınmadan önce notere
tasdik ettirilmesi şarttır.
Bilgisayar ortamında tutulan defterlerin, il
dernekler müdürlükleri veya notere onaylattırılmış form
veya sürekli formlara elektronik sistemler ve yazı
makineleri aracılığıyla yazdırılması zorunludur. Form ve
sürekli formların yalnızca bir yüzüne sayfa numarası
verilerek bu yüzü onaylanır. Bu formların onaysız ve
numarasız arka yüzlerine defter kayıtları yazdırılmaz.
Bilgisayar ortamında tutulması halinde, iki
ayrı bölümden oluşan evrak kayıt defteri veya işletme
hesabı defterinin bölümlerini oluşturan form veya sürekli
formlar birbirinden bağımsız olarak tertip edilebilir. Bu
şekilde çıktısı alınan ilgili bölümler bir araya
getirilerek evrak kayıt defteri veya işletme hesabı
defteri şeklinde tek bir defter olarak muhafaza edilir.
Dernekler tarafından tutulması zorunlu olan
defterlerin, derneklerin yerleşim yerinin bulunduğu il
dernekler müdürlüklerinden veya noterlerden onaylı olması
zorunludur. İlçelerde, Büyükşehir belediyesi sınırları
içinde kalan ilçeler dâhil, dernekler büro şeflikleri
tarafından defter tasdiki yapılmaz.
Tasdik ettirilen defterlerin kullanılmasına
sayfaları bitene kadar devam edilir. Ancak, her yıl
yeniden defter tutulması veya zorunlu olarak defterin
değiştirilmesi gibi hallerde, önceki defterlerin
kullanılmayan boş sayfaları iptal edilir.
2
Ağustos 2007 tarih 26601 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan
“dernekler tarafından tutulan karar, evrak kayıt, demirbaş
ve işletme hesabı defterlerinde bulunması gereken bilgiler
ile bu defterlerin şekli hakkında tebliğ (tebliğ no:
2007/2)” de gösterilen örneğe uygun olmayan defterler, il
dernekler müdürlükleri veya noterler tarafından
onaylanmaz.
Hesap
Dönemi;
Derneklerde hesap dönemi bir takvim yılıdır. Hesap dönemi
1 Ocak'ta başlar ve 31 Aralık'ta sona erer. Yeni kurulan
derneklerde hesap dönemi kuruluş tarihinde başlar ve 31
Aralık'ta sona erer.
Tasdik Zamanı;
Mezkur Yönetmelikte yazılı defterleri kullanacak
dernekler, bunları aşağıda yazılı zamanlarda tasdik
ettirmeye mecburdurlar;
a.
Öteden beri faaliyetine devam etmekte olanlar,
defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;
b.
Yeni kurulan ve sınıf değiştirenler, kurulma ve
sınıf değiştirme tarihinden önce,
c.
Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya
sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur
olanlar, bunları kullanmaya başlamadan önce, tasdik
ettirmeleri gerekmektedir.
Dernekler tarafından tutulacak olan defterlerin örnekleri:
DERNEKLER TARAFINDAN TUTULAN KARAR, EVRAK KAYIT, DEMİRBAŞ
VE İŞLETME HESABI DEFTERLERİ ÖRNEĞİ İÇİN TIKLAYINIZ
DERNEKLER TARAFINDAN TUTULAN ÜYE KAYIT DEFTERİ ÖRNEĞİ İÇİN
TIKLAYINIZ
|
