|
|
|
|
|
İşçi özlük
dosyası işvereni kurtarır |
|
|
|
10.Haziran.2003
tarihinde Resmi Gazete de yayınlanan 4857 sayılı
İş Kanunu ile işçi işveren ilişkilerinin düzenli
sürdürülebilmesi için işverene kanunla bir takım
yükümlülükler yüklenmiştir.
Bu yükümlülüklerden biri de ''İşçi Özlük
Dosyasının'' tanzim edilmesidir.
Dosyanın önemi ise İş Mahkemelerinde açılan
karşılıklı davalarda mahkemeye sunulacak deliler
açısından karine teşkil etmektedir. |
|
|
İşçi Özlük Dosyası İşçi ve işverenin
aynası olarak da tanımlayabiliriz.O halde yasal
zorunluluğu bulunan veya yasal zorunluluk
bulunmamakla birlikte işçi işveren ihtilaflarının
çözüme yardımcı olabilecek tarzda kayıt ve belgeler
düzenlenmektedir.
İş Kanunun 75.Maddesinde Özlük Dosyası:
İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası
düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik
bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar
uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge
ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman
yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük
kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli
kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri
açıklamamakla yükümlüdür.
Kanunun 75.maddesi ile İşçi Özlük Dosyası düzenleme
zorunluluğu ortaya çıkmıştır.
Bu durumda işverenin çalıştırdığı her bir işçi için
bir özlük dosyası oluşturmak zorunluluğu vardır.
İşveren bu dosyada işçi ile ilgili tüm SGK
işlemlerini gösteren belgeleri(4-1(a) esasına göre
düzenlenmesi gereken evrakları),İş Kanununa göre
düzenlenmesi gereken diğer belgeleri(Hizmet
sözleşmesi,ihtar,izin
çizelgeleri,ibranameler,vs.),Şahsi belgeleri(ADNKS,fotoğraf),İş
Sağlığı ve Teknik Emniyeti Belgeleri(Sağlık
Raporları,Ağır ve Tehlikeli İşlerle ilgili mesleki
eğitim sertifikaları)Diploma,İş tanımı,Çalışma
Belgeleri gibi. Evrakları bulunur.
Özlük dosyalarındaki evraklar her türlü belgeler ve
kayıtlar saklanacak, bunları istendiği zaman yetkili
memur ve ilgili mercilere göstermek zorunluluğu
vardır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük
kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli
kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri
açıklamamakla yükümlüdür.
İş Kanunu’nun 75. maddesinde işçi özlük dosyasında
yer alacak düzenlemeler açık olarak
belirtilmemiştir. Genel ifadelere yer verilmiştir.
Burada asıl incelememiz gereken nokta ise işçi
şikayetlerinde yada iş mahkemelerinde görülen
davalarda işçi özlük dosyalarının önemi ortaya
çıkmaktadır.
Bir diğer önemli husus da çoğu zaman iş hayatında
karşılaştığımız işçi disiplini ile ilgili
yaptırımları kanıtlayan belgelerde bu dosya da
bulundurulmaktadır.
Düzenli tutulan özlük dosyası ile işçi şikayetleri
asgari düzeye indirilir.
İşe iade davalarında işçinin performans düşüklüğü
genelde ileri sürülse de bununla ilgili çalışmalar
işçi özlük dosyasında kayıt altına alınmamış ise
davalar kaybedilmektedir.
İşçi özlük dosyaları her yıl bir kez gözden
geçirilmeli ve güncellenerek tutulmalıdır.
Örnek vermek gerekirse;
ADNKS ile işçinin değişen ikametgahı karşısında
noter kanalı ile yapacağınız ihtarnameler işçinin
adresine zamanında ulaşır.
Burada özlük dosyalarını tutmakla görevli ilgili
çalışanlar işçinin şahsına ait hiçbir bilgiyi
yetkili görevliler dışında diğer üçüncü kişilerle
paylaşamaz.Paylaşmaları halinde çalışma barışını
bozarlar.Bu durum karşısında işçi haklı nedenle iş
akdini fesih yoluna gidebilir.
Ana Hatları ile Özetlersek:
İşçi özlük dosyaları işyerinin disiplini, İnsan
Kaynakları Müdürlüğü’nün işlemlerini takibi
açısından da özel bir öneme sahiptir. İşçi özlük
dosyası çalışan her işçi için iş sözleşmesinin
çeşidine bakılmaksızın düzenlenmelidir.
Öncelikle işçi özlük dosyalarının hazırlanmasından
başlanarak, diğer kayıt ve belgeler için işçilere
ait bilgi ve belgelerin belirli bir düzen içinde
tasnifini sağlayarak, kayıtların düzenli tutulmasını
ve ilgili evrakların takibini kolaylaştıracaktır.
İşçi özlük dosyalarının düzenlenmesinin işverenliğe
sağladığı olumlu sonuçlarını ise işletmenin
ilerleyen yıllarında çalışanların açacağı İş
Mahkemesindeki davalarda delil olarak sunulan özlük
dosyalarındaki her türlü bilgi ve belgeler ile
işveren lehine sonuçlanan davaların kazanımında
görülecektir. Özlük dosyasının düzenlenmesi,
işvereni idari para cezalarından kurtardığı gibi,
ilgili evrakın düzenlenmesiyle, işçi işveren
arasındaki özellikle belgeye dayanan ihtilafların
azalmasına sebep olacaktır. İşletmelerin
kurumsallaşmasında özlük dosyaları önemli bir yer
tutmaktadır.
Özlük Dosyasının Bulunmamasında Uygulanan İPC
Miktarı:
İş Kanunu’nun 104. maddesine göre, İş Kanunu’nun 75.
maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen
işveren veya işveren vekiline, 2011 yılı için, 1.113
TL para cezası uygulanacaktır
Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar:
Vesikalık fotoğraf,
ADNKS
Cumhuriyet Başsavcılığı’ndan alınacak adli sicil
kaydı,
Mezun olduğu okul diploma fotokopisi,Eğitim
Sertifikaları
Kan grubu kartı,Sağlık Raporu,İşe Uygun Portör
Muayeneleri
Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi (eşin ve
varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri),
Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi
veya askerlik durumu ile ilgili belgeler,
Referans Mektupları ve CV' si
Özürlü işçi ise Sakatlık Raporu aslı veya
fotokopisi,
Sakatlık İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili
deftardarlıktan indirim uygulanacağına dair yazı,
Sakat işçi için İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
Teslim edilen araç gereç için zimmet belgesi
SGK Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi (4-1(a))
SGK Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi(4-1(a))
AGİ Aile Durum Bildirimi
İş Sözleşmesi(Belirli,Belirsiz,Kısmi Süreli,Çağrı
Üzerine,Deneme ve Takım Sözleşmesi,Geçici İş
İlişkisi Sözleşmesi,Genç İşçi Sözleşmesi)
Fazla Mesai için işçiden alınan onay
Ücret Kesme cezalarının nedenini gösteren belgeler
İş Kazası ve Meslek Hastalığı ile ilgili belgeler
Kullanılan Yıllık İzine ait belgeler
Süreli Fesihler
İş Güvencesi ile ilgili belgeler,Mahkeme Kararları
Çalışma Belgesi
İbranameler
İstifa Dilekçesi
İşverenin Haklı Nedenle Fesihine dair belgeler
Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti
Teşvikle ilgili İşKur'dan Kayıtlı olduklarına dair
belge ,son altı ay içinde 4-1(a) olarak
çalışmadığına dair muvafakatname yazısı.
VEDAT İLKİ |
| |
| 03.05.2011 |
| |
|
