DEFTERLERİN TASDİKİ VE UYGULAMADA DURAKSAMAYA NEDEN OLAN BAZI KONULAR

I- GİRİŞ

Türk Ticaret Kanunu’nun (TTK) 66. maddesine göre, her tacir ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak münasebetlerini ve her iş yılı içinde elde edilen neticeleri tespit etmek maksadıyla bazı defterleri tutmaya mecburdur.

Tacirlerin kullanacakları defterleri süresinde tasdik ettirmeleri büyük önem taşımakta olup, tasdik yükümlülüğüne gerektiği gibi uyulmaması hem ticaret hukukunda hem de vergi hukukunda ayrı ayrı ağır yaptırımları gündeme getirebilmektedir.

Bu makalede gerek TTK gerekse Vergi Usul Kanunu (VUK) açısından tasdike tabi defterleri ve tasdik süreleri ile defterlerin tasdiki konusunda uygulamada yaşanan ve duraksamaya sebebiyet veren bazı konulara değinilecektir. www.muhasebenet.net

II- TUTULACAK DEFTERLER VE TASDİK MECBURİYETİ

A- TÜRK TİCARET KANUNU AÇISINDAN

TTK’nın 66. maddesinde tutulması gereken defterler, tüzel kişi tacirler için yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri ve karar defteri şeklinde belirlenmiştir. Gerçek kişi tacirlerin tutması gereken defterler de “karar defteri hariç” aynıdır.

Kanun, bunların dışında tacirlere, işletmenin mahiyet ve önemine göre gerekli defterleri tutma yükümlülüğünü de yüklemiş, ancak bu konudaki belirlemeyi ticari işletmelere bırakmıştır.

TTK’nın 4884 sayılı Kanunla değişik 69. maddesine göre;

- Şirket kuruluş aşamasında yukarıda belirtilen defterlerin kullanılmaya başlanmadan önce tacir tarafından ticari işletmenin bulunduğu yerin ticaret sicili memurluğuna veya notere ibraz edilerek tasdik ettirilmesi ve

- Şirketin müteakip yıl defterleri ile kullanılması zorunlu diğer defterlerin ise VUK’un defterlerin tasdikine ilişkin hükümlerine göre tasdik ettirilmesi gerekmektedir.

Aynı madde hükmü uyarınca her tacir, tutmaya mecbur olduğu diğer defterlerle, tutmak istediği defterlerin her birinin nevi ve mahiyetleriyle sayfa sayılarını gösteren iki nüsha beyannameyi bu defterleri kullanmaya başlamadan önce sicil memuruna vermeye mecburdur. Memur, bunlardan birisini tasdik ederek tacire

geri verecektir. Bu mükellefiyeti hiç veya kanuna uygun şekilde yerine getirmeyen tacirin bu gibi defterleri lehine delil olmamaktadır.

B- VERGİ USUL KANUNU AÇISINDAN

VUK, tüccarları defter tutuma bakımından birinci ve ikinci sınıf tüccar şeklinde iki grup olarak sınıflandırdıktan sonra, birinci sınıf tüccarların bilanço esasına göre, ikinci sınıf tüccarların ise işletme hesabı esasına göre defter tutmalarını öngörmüştür (VUK md. 176-178).

Kanun’da birinci sınıf tüccarların tutması gereken defterler, yevmiye defteri, defter-i kebir ve envanter defteri; ikinci sınıf tüccarların tutması gereken defter ise işletme hesabı defteri olarak belirlenmiştir. Ayrıca serbest meslek erbabı için de serbest meslek kazanç defteri tutma yükümlülüğü öngörülmüştür.

VUK, bu defterlerden “defter-i kebir” için tasdik zorunluluğu öngörmemiştir. Bu defterin tasdik zorunluluğu TTK’dan gelmektedir.

Defterlerin tasdik zamanı VUK’un 221. maddesinde düzenlenmiş olup;

- Öteden beri işe devam etmekte olanlar, defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda (takvim yılı esasına tabi olan mükellefler Aralık ayında),

- Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler (özel hesap dönemine tabi olanlar), hesap döneminden önce gelen son ayda,

- Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler; işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce, vergi muafiyeti kalkanlar ise muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak 10 gün içinde,

- Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar, bunları kullanmaya başlamadan önce, defterlerini tasdik ettirmek zorundadırlar. www.muhasebenet.net

Mevcut defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenlerin ise Ocak ayı (hesap dönemleri Maliye Bakanlığı’nca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı) içinde tasdik yeniletmeye (uygulamadaki deyişle ara tasdiki yaptırmaya) mecburdurlar (VUK md. 222)(1).

III- UYGULAMADA DURAKSAMAYA NEDEN OLAN KONULAR

Türk Ticaret Kanunu'nun 66. maddesine göre her tacir ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak münasebetleri...

A- KARAR DEFTERİNİN HER YIL TASDİK ETTİRİLMESİ GEREKİR Mİ?

Uygulamada duraksama yaratan konulardan birisi, TTK’nın 66. maddesi gereği sermaye şirketlerinin tutmak zorunda olduğu karar defterlerinin de her yıl tasdike tabi olup olmadığıdır. Geçmişte bu konuda bir tartışma da yaşanmıştır. Bu defterin sadece kullanılmaya başlamadan önce bir defa tasdik ettirilmesi gerekli ve yeterlidir. Söz konusu defterlerin sayfalarının bitmesi halinde yeni bir defter tasdik ettirilir ve bitene kadar kullanılır. Yoksa bu defterin her yıl yeniden tasdik ettirilmesi veya ara tasdikinin yaptırılması söz konusu değildir(2). www.muhasebenet.net

B- FARKLI FAALİYETLERDE BULUNULMASI HALİNDE DEFTER TASDİKİ

Mükelleflerin farklı adreslerde, farklı faaliyet kollarında faaliyetlerinin bulunması ve bu faaliyetlerin tek bir mükellefiyetle ilgili olması halinde, bütün işyerleri için tek bir defter tasdik ettirmeleri ve her faaliyeti bu defterin ayrı ayrı bölümlerinde izlemeleri gerekmektedir. Bu nedenle, farklı faaliyet konuları ve farklı işyerlerinin her biri için ayrı defter tasdik ettirmeleri mümkün değildir(3).

C- SERBEST BÖLGELERDE DEFTER TASDİKİ

Serbest bölgelerde gerçek veya tüzel kişi olarak ticari faaliyet gösteren kullanıcıların bilanço usulüne göre defter tutmaları zorunlu olup, diğer tam mükellefler gibi defterlerini tasdik ettirmeleri gerekmektedir. Serbest bölgelerde faaliyet gösteren şubelerin de şube hesaplarının izleneceği yasal defterlerini tasdik ettirerek kullanmaları gerekmektedir.

D- DOKTORLARIN VE NOTERLERİN DEFTER TASDİKİ

Serbest meslek erbabının tasdikini yaptırması gereken defter, serbest meslek kazanç defteridir. Ancak doktorlar, bu deftere kaydı gereken bilgileri de kaydetmek koşulu ile serbest meslek kazanç defteri yerine sadece hasta protokol defteri de tutabilirler. Öte yandan noterlerin resmi defterleri, zaten serbest meslek kazanç defteri yerine geçtiğinden bu defteri ayrıca tutmaları gerekmez. www.muhasebenet.net

E- A4 KÂĞIT SAYFALARININ DEFTER OLARAK TASDİKİ

Defter tasdikinde duraksama yaratan hususlardan bir diğeri, defter yerine A4 sayfalarının tasdik ettirilerek kullanılıp kullanılamayacağı konusundadır. Maliye Bakanlığı’nın Noterler Birliği’ne göndermiş olduğu Yazı’da, “213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na göre mükelleflerce tutulması mecburi olan defterlerin A4 (210 x 297 mm) ebadında ve müteharrik sayfalar şeklinde noterlerce tasdik edilmesinde herhangi bir sakınca bulunmadığı”(4) belirtilmiştir. Noterler Birliği bu Yazı’ya istinaden durumu yayımlamış olduğu Genelge(5) ile tüm noterlere duyurmuştur. Nitekim bu konuda son olarak Ankara Vergi Dairesi Başkanlığı’nca verilen Özelge’de de “A4 kâğıtlarına müteselsil sayfa numaraları verilmek kaydıyla bu kâğıtlara da defter tasdikinin yapılmasında bir sakınca bulunmadığı”(6) görüşü bildirilmiştir.

F- TASDİKSİZ ARKA SAYFAYA KAYIT YAPILMASI

Müteharrik yapraklı yevmiye defterlerinin, tasdikli sayfaların bitmesinden sonra tasdiksiz arka kısımlarının da tasdikli gibi işlem görüp görmeyeceği, bir başka deyişle tasdikli sayfanın tasdiksiz arka kısmına yapılan kayıtların kanuni defterlere yapılmış-geçerli kayıt olarak kabul edilip edilemeyeceği konusu, ne içtihat bazında ne de idari uygulama ve görüşler bazında netliğe kavuşmamıştır. Ancak şimdilik yargı anlayışı yerleşik içtihat haline gelmemiş olsa bile, özellikle bu gerekçe ile yapılan ve KDV indirimlerinin reddi şeklindeki tarhiyatlara karşı açılan davalarda, arka sayfalara yapılan kayıtlara, diğer defterlerle uyumlu olması ve belgelerle desteklenmesi koşulu ile itibar edilebileceği yönündedir.

G- DEFTERLERİN KAPANIŞ TASDİKİ

Defterlerin kapanış tasdiki zorunluluğu ticaret hukuku açısından söz konusu olup, vergi mevzuatı açısından böyle bir zorunluluk yoktur.

TTK’nın 70. maddesinde yevmiye defterinin yeni senenin en geç Ocak ayı sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile tasdik ettirilmesinin şart olduğu; 72. maddesinde ise envanter defterine geçirilen envanter ve bilançonun kurumlarda idare işlerine selahiyetli olan kimseler tarafından Mart ayı içerisinde imza ve notere ibraz olunacağı, noterin yapacağı muamele hakkında yevmiye defteri ile ilgili tasdik hakkındaki 70. madde hükmünün uygulanacağı hükme bağlanmıştır. Bu tasdik işlemleri uygulamada “kapanış tasdikleri” olarak adlandırılmaktadır. Defteri kebir için ise böyle bir uygulama öngörülmemiştir. www.muhasebenet.net

Yevmiye defterinin kapanış tasdiki ile ilgili olarak uygulamada en çok tereddüt yaratan konu, kapanış tasdikinden sonra defterde herhangi bir işlem veya kayıt yapılıp yapılamayacağıdır. Kapanış tasdiki, faaliyet konusu ticari işlemlerin ve buna ilişkin kayıtların sona erdiğini ifade etmektedir. Ancak kapanış tasdiki, tasdik tarihinden sonra gelen belgelerin (örneğin bir telefon faturasının) deftere işlenmesine veya dönem sonu işlemlerinin yapılmasına veya hesap mutabakatlarına göre hesaplarda düzeltme yapılmasına engel değildir.

IV- SONUÇ

Kanunen tutulması gereken ve tasdiki zorunlu olan defterleri süresinde tasdik ettirmemenin sonuçları ise tasdikin yapılış tarihine göre değişmektedir. Eğer tasdik süresinin bitimini izleyen bir ay içerisinde tasdik yaptırılırsa fiil ikinci derece usulsüzlük cezasını, bir aydan sonra tasdik yaptırılırsa birinci derece usulsüzlük cezasını gerektirmektedir. Ayrıca, tasdikin bir aylık süre de geçtikten sonra yaptırılması halinde, tasdik hiç yaptırılmamış kabul edilmekte ve re’sen tarhiyat sebebi ortaya çıkmaktadır. Ancak, Ocak ayı içerisinde, bir önceki yıl defterlerinde boş sayfa kalmışsa, aynı defteri ara tasdiki yaptırarak, sayfalar bitene kadar kullanılması halinde ise herhangi bir cezai yaptırım söz konusu olmamaktadır

A.Bumin DOĞRUSÖZ
Kaynak: Yaklaşım Dergisi