Hukuki açıdan defter ve belgeler

Türk Ticaret Yasası'nın birinci kitabı ‘tacir'lerle ilgili hükümleri içermektedir. (Madde: 11-135) Bu kitabın beşinci faslında ‘ticari defterler'le ilgili hükümlere yer verilmiştir. (Madde: 66-86)
Yasal düzenleme gereği "Her tacir, ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu borç ve alacak münasebetlerini ve her iş yılı içinde elde edilen neticeleri tespit etmek maksadıyla, işletmenin mahiyet ve öneminin gerektirdiği bütün defterleri ve bilhassa (özellikle) diğer kanunların hükümleri mahfuz (saklı) kalmak üzere" yasa maddesinde belirlenmiş bulunan defterleri Türkçe tutmak zorundadır. (Madde: 66)
Diğer yandan "Tacirler işletmeleriyle ilgili işler dolayısıyla aldıkları mektup, yazı, telgraf, fatura, cetvel, senet gibi vesika ve kâğıtlarla ödemeleri gösteren vesikaları ve yazdığı mektup, yazı ve telgrafnamelerin kopyalarını ve mukaveleleri, taahhüt, kefalet ve sair teminat senetleri ve mahkeme ilamları gibi belgeleri muntazam bir tarzda dosya halinde ‘saklamakla' yükümlüdürler.
Aynı yasanın 68'inci maddesi uyarınca "Defter tutmak mecburiyetinde bulunan kimse ve işletmeye devam eden halefleri, defterleri son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kâğıtları tarihinden itibaren on yıl geçinceye kadar" saklamak zorundadırlar.
Hakiki şahıs olan tacirin ölümü halinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi halinde kendisi defter ve kâğıtları saklamakla yükümlüdür. Ancak mirasın resmi tasfiyesi halinde defter ve kâğıtlar aynı süre içinde sulh mahkemesi tarafından saklanmaktadır.
Kolektif adi komandit şirketlerin her ne suretle olursa olsun infisahı halinde bunlara ait defter ve kâğıtlar şirket merkezinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkeme tarafından saklanmak üzere ortaklardan birine veya notere, diğer şirketlerin infisahı halinde (sona ermesi) ise notere tevdi olunur. Bu bağlamda noter harç ve ücreti şirket tarafından ödenir.
Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defter ve kâğıtlar; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet sebebiyle ve yasal olarak öngörülen muhafaza süresi içinde ziyaa uğrarsa, tacir ziyaı (kaybı) öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerin selahiyetli mahkemesinden kendisine bir vesika (belge) verilmesini isteyebilir. Mahkeme lüzumlu gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.
Defter ve belgelerin zayii halinde böyle bir vesika almamış olan tacir defterlerini ibrazından kaçınmış sayılır.
Tacirin Türk Ticaret Yasası'nın 68. maddesinin son fıkrasından yararlanabilmesi için bir taraftan defterlerin korunması amacıyla gereken dikkat ve özeni göstermiş bulunması, diğer taraftan da ziyaa uğramanın onun iradesi dışında meydana gelmiş olması zorunludur.
Oluşan yargı kararları çerçevesinde "Ticari defterlerin ziyaı sebebiyle ve fakat muayyen talep süresi geçtikten sonra yapılan bir talep sonucu verilen ziyaı belgesinin ilgili kimselerce iptali mahkemeden talep" olunabilmektedir.
Türk Ticaret Yasası'nın 67'nci maddesinin ikinci fıkrası hükmü gereği olarak "ticari defterlerin kısmen veya tamamen mevcut olmamasından, yahut yasa hükümlerine uygun olarak tutulmamasından veyahut da saklanması mecburi olan defter ve kâğıtların gereği gibi saklanamamasından doğan sorumluluk doğrudan doğruya işletme sahibine ve tüzel kişilerde yönetim kurulu üyelerine veya yönetim işlerinden yetkili olan kimselere ve tüzel kişiliği olmayan ticari işletme ve teşekkürlerde onları idareye yetkili olan kimselere aittir. Dolayısıyla yetkililerin ve sorumluların sorumluluğu diğer görevlilere, memurlara ve müstahdemlere yükleterek bu sorumluluktan kurtulmaları mümkün değildir.
Yasal düzenleme gereği olarak "Hâkimler, noterler, sicil memurları ve diğer memurlar, resmi muameleler dolayısıyla bir tacirin defter tutma mükellefiyetine aykırı hareket ettiğini öğrenince, bu durumu Cumhuriyet savcılığına" bildirmekle yükümlüdür.
Türk Ticaret Yasası'nda defter ve belgelerle ilgili hükümlerine paralel düzenlemeler farklı da olsa Vergi Usul Yasası'nda yer almaktadır. Bu bağlamda Vergi Usul Yasası'nın ‘Mükellefin Ödevleri' başlıklı ikinci kitabının (Madde: 153-258) altıncı kısmında defter ve belgelerin ‘Muhafaza ve İbraz Ödevleri' ile ilgili düzenlemelere yer verilmiştir. (Madde: 253 - Mükerrer Madde: 257)
Yasal düzenleme gereği olarak Vergi Usul Yasası'na göre defter tutmak zorunda olanlar, tuttukları defterlerle, kullanmak zorunda bulundukları belgeleri, ilgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye (saklamaya) mecburdurlar.
Yasa maddesinde yer alan ‘ilgili yıl' kavramı defter kayıtlarının veya belgelerin sonuçlarını ilgilendirdiği yıl olarak kabul edilmektedir. Bir başka anlatımla defter ve belgeleri saklama konusunda belirlenmiş bulunan beş yıllık süre vergiyi doğuran olayın niteliğine göre değişmektedir.
Vergi Usul Yasası'nın 256'ncı maddesi uyarınca da gerçek ve tüzelkişiler muhafaza etmek zorunda oldukları defter ve belgeleri yetkili makam ve memurların istemi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmekle yükümlüdürler. Veysi Seviğ / referans