e-fatura uygulamasında
mali mühür
Vergi Usul Yasası'nın 253'üncü maddesi
uyarınca defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları
defterlerle düzenlemek, kullanmak ve almak zorunda oldukları
belgeleri, ilgili bulundukları yılı izleyen takvim yılından
başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmek zorundadırlar.
Türk Ticaret Yasası'nın 68'inci maddesi gereği olarak da
"Defter tutmak mecburiyetinde bulunan kimse ve işletmeye
devam eden halefleri, defteri son kayıt tarihinden ve
saklanması mecburi olan diğer hesap ve kâğıtları tarihinden
itibaren on yıl geçinceye kadar saklamaya mecburdurlar."
Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan 397 sıra numaralı
genel tebliğin 6'ncı bölümünde yer alan açıklamalardan da
anlaşılacağı üzere e-faturanın veri bütünlüğünün sağlanması
ile kaynağının inkâr edilmezliği "mali mühür"le garanti
altına alınmaktadır. Mührün doğruluk ve geçerlilik
kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle
e-faturanın kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir.
Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları
e-faturaları, üzerinde mali mühürü de içerecek şekilde
kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik,
manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde
elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz
edeceklerdir.
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, arşivlenen faturaların
doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her
türlü elektronik kayıt ve veri, veritabanı dosyası, saklama
ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü
kapsamaktadır. Bu bağlamda da e-faturalara istenildiğinde
kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir
biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kâğıt
baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirmesi
gerekmektedir.
Mükelleflere ait e-faturaların yine mükelleflere ait bilgi
işlem sistemlerinde saklanması gerekmekte olup, üçüncü
kişiler nezdinde ya da yurtdışında yapılan saklama işlemi
Gelir İdaresi Başkanlığı açısından herhangi bir hüküm ifade
etmemektedir. Arşivlemenin Türkiye Cumhuriyeti sınırları
içinde ve Türkiye Cumhuriyeti yasalarının geçerli olduğu
yerlerde yapılması zorunluluğu, yurtdışında da ikincil bir
arşivleme yapılmasına engel teşkil etmeyecektir.
Tebliğ ile yapılan düzenlemeler çerçevesinde Vergi Usul
Yasası kapsamında yapılacak düzenlemeler gereği kullanılmak
üzere tüzelkişi ve diğer kurum, kuruluş ve işletmecilere ait
veri bükünlüğünü, kaynağın ve içeriğin garanti altına
alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması
fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan ve
e-fatura uygulaması bünyesinde yapılan işlemlerde
kullanılması zorunlu olan mali mühür, Gelir İdaresi
Başkanlığı adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan
elektronik sertifika altyapısını ifade etmektedir.
Kullanım alanı ve bahsedilen fonksiyonların nedeni ile mali
mühürün, kurumun bildirilen yetkili veya yetkililerinin
kontrolü altında kullanılması, yetkili kişi veya kişilerin
değişmesi halinde de yeni yetkili veya yetkililerinin derhal
belirlenmesi ve bunlara ait bilgilerin Gelir İdaresi
Başkanlığı tarafından belirlenecek yöntemlerle bildirilmesi
gerekmektedir.
Tüzelkişilerin ve diğer kurumların herhangi bir nedenle
unvanlarının değişmesi halinde, eski unvanı barındıran
sertifikalar geçerliliğini kaybedeceğinden, unvan
değişikliğini izleyen 15 gün içinde yeni unvanına uygun
sertifika başvurusu yapmaları gerekmektedir.
Gerçekte e-fatura uygulaması, Vergi Usul Yasası kapsamında
düzenlenmesi zorunlu olan fatura dışında belgelerin de
taraflar arasında dolaşımına imkân verecek şekilde
tasarlanmıştır. Bu çerçevede, taraflar arasında elektronik
belge olarak dolaşımı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından
uygun bulunanlar, ilgili format ve standartların
duyurulmasından hemen sonra e-fatura uygulaması aracılığı
ile gönderilip alınabilecektir.
Gelir İdaresi Başkanlığı e-fatura uygulamasının altyapısı ve
işleyişini göz önünde bulundurarak ilgilisine bilgi vermek
suretiyle e-fatura uygulamasından yararlanmak isteyen
mükelleflerin başvurularının yanıtlanmasını belli bir süre
erteleyebilecek veya başvuruları sıraya koyabilecek veya
önceden haber vermek ve hazırlıklar için yeterli zaman
tanımak kaydıyla, uygulama ile ilgili her türlü standart ile
diğer teknik konularda genel veya özel değişiklikler
yapabilecektir. Bu bağlamda Gelir İdaresi Başkanlığı
uluslararası standartlara uyma zorunluluğu da
getirebilecektir.
e-fatura uygulamasından yararlanma yetkisi bulunmakla
birlikte Vergi Usul Yasası 397 sıra numaralı tebliğ ile
belirlenen usul ve esaslara uymayan Gelir İdaresi Başkanlığı
tarafından yapılacak uyarıya rağmen durumlarını düzeltmeyen
mükelleflerin e-fatura gönderme ve/veya alma yetkileri
idarece yapılacak değerlendirme üzerine iptal
edilebilecektir. Bu bağlamda Gelir İdaresi Başkanlığı
tarafından yetkileri iptal edilen mükellefler, iptal edilen
yetkileri sonucunda bir yıl süre ile e-fatura uygulamasından
yararlanamayacaklardır.
Mükellefler e-fatura uygulaması kapsamında oluşturdukları
elektronik belgelerde yer verdikleri bilgilerin
doğruluğundan sorumlu olacaklardır. Ayrıca e-fatura
düzenleme yetkisi bulunan mükelleflerin gerek kendi
sistemlerinde gerekse e-fatura uygulamasında meydana
gelebilecek arıza ve kesinti durumlarında fatura
düzenleyebilmek için yeteri kadar basılı kâğıt
bulundurmaları zorunludur. e-fatura uygulamasından
başlangıçta sadece anonim ve limited şirketlerin
yararlanması öngörülmüştür. Veysi Seviğ / Referans |