|
Defter ve belgelerin saklanma süresi
Türk Ticaret Yasası'nın 14'üncü
maddesinde yer alan tanımlamadan anlaşılacağı üzere "Bir
ticari işletmeyi, kısmen dahi olsa kendi adına işleten
kimseye tacir denir."
Yasal düzenleme gereği "bir ticari işletmeyi kurup
açtığını, sirküler, gazete, radyo ve sair ilan
vasıtalarıyla halka bildirmiş veya işletmesini ticaret
siciline kaydederek keyfiyeti ilan etmiş olan kimse
fiilen işletmeye başlamamış olsa bile tacir sayılır."
Aynı yasanın 20'nci maddesi uyarınca "Tacirler her türlü
borçlarından dolayı iflasa tabi oldukları gibi, yasa
hükümlerine uygun olarak bir ticaret unvanı seçmeye ve
kullanmaya, işletmelerini ticaret siciline kaydettirmeye
ve ticari defterlerini tutmaya mecburdurlar."
Diğer yandan "Her tacir ticari işletmenin açıldığı
günden itibaren on beş gün içinde, ticari işletmesini ve
seçtiği ticaret unvanını, işletme merkezinin bulunduğu
yeri ticaret siciline tescil ve ilan ettirmeye
mecburdur." (T.T.K Madde: 42)
Türk Ticaret Yasası'nın 66'ncı maddesinde hükme
bağlandığı üzere "Her tacir, ticari işletmesinin
iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak
münasebetlerini ve her iş yılı içinde elde edilen
neticeleri tespit etmek maksadıyla işletmesinin mahiyet
ve öneminin gerektirdiği bütün defterleri ve bilhassa,
diğer kanunların hükümleri" saklı kalmak üzere yasa
maddesinde belirlenmiş bulunanları tutmakla yükümlüdür.
Ticaret hukuku ilkelerine göre "Bir tacirin defter tutma
mükellefiyetini yerine getirmeye selahiyetli kıldığı
kimselerin bu defterlere geçirdiği kayıtlar, o tacirin
kendisi tarafından tutulmuş kayıtlar hükmündedir."
(T.T.K Madde: 67)
Hekimler, noterler, sicil memurları ve diğer memurlar,
resmi muameleler dolayısıyla bir tacirin defter tutma
mükellefiyetine aykırı hareket ettiğini öğrenince
keyfiyeti (durumu) cumhuriyet savcılığına bildirmeye
mecburdurlar.
Türk Ticaret Yasası'nın 68'inci maddesi uyarınca "Defter
tutmak mecburiyetinde bulunan kimse ve işletmeye devam
eden halefleri defterleri son kayıt tarihinden ve
saklanması mecburi olan diğer hesap ve kâğıtları
tarihlerinden itibaren on yıl geçinceye kadar
saklamakla" yükümlüdürler.
Gerçek kişi olan tacirin ölümü halinde mirasçıları ve
ticareti terk etmesi halinde kendisi defter ve kâğıtları
gereğince saklamakla mükelleftirler. Ancak mirasın resmi
tasfiyesi halinde defter ve kayıtlar on yıl süreyle sulh
mahkemesi tarafından saklanır.
Kolektif ve adi komandit şirketlerin her ne suretle
olursa olsun infisahı halinde bunlara ait defter ve
kâğıtlar, şirket merkezinin bulunduğu yerdeki
selahiyetli mahkeme tarafından saklanmak üzere
ortaklardan birine veya notere, diğer şirketlerin
infisahı halinde ise notere tevdi olunur yani teslim
edilir. Bu gibi durumlarda noter harç ve ücreti şirket
mevcudundan ödenir.
Bir tacirin saklamakla mükellef olduğu defter ve
kâğıtlar; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi
bir afet sebebiyle ve kanuni müddet içinde ziyaa
uğrarsa, tacir ziyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş
gün içinde bir belge verilmesini isteyebilir. Mahkeme
lüzumlu gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.
Böyle bir vesika almamış olan tacir defterlerin
ibrazından kaçınmış sayılır.
Yukarıdaki bilgilerden de anlaşılacağı üzere ticaret
hukuku açısından defter ve belgelerin on yıl süreyle
saklanması zorunlu bulunmaktadır. Konuya ilişkin olarak
mahkemelerden "nizasız ve hasımsız kaza usulüne göre
alınan kararın her zaman aksi ispatlanabilir belge
olarak kabulü zorunludur."
Vergi Usul Yasası'nın 253'üncü maddesi uyarınca bu
yasaya göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar,
tuttukları defterlerle yine aynı yasa gereği muhafazası
gerekli vesikaları (belgeleri), ilgili bulundukları yılı
izleyen yıldan başlayarak beş yıl süre ile muhafaza
etmeye mecburdurlar. Aynı yasanın 254'üncü maddesi
uyarınca da Vergi Usul Yasası'na göre defter tutmak
zorunda olmayanlar almaya mecbur oldukları fatura ve
gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ve
tanzim tarihini izleyen takvim yılından başlayarak beş
yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.
Türk Ticaret Yasası ile Vergi Usul Yasası'nda yer alan
defter ve belgeleri (vesikaları) saklama süresi
farklıdır. Vergi uygulamaları açısından beş yıl süre ile
saklanması öngörülen defter ve belgeler ticaret hukuku
açısından on yıl süre ile saklanmak zorundadır.
Uygulamada daha çok vergi hukuku ile ilgili
düzenlemelere önem verilmekte olup ticaret hukuku
açısından öngörülen saklama süresine pek riayet
edilmemektedir.
Defter ve belgeler sadece ticaret hukuku ile vergi
hukuku açısından önem arz etmemektedir. Özellikle
icra-iflas hukuku açısından söz konusu defter ve
belgeler ayrı bir önem arz etmektedir.
Veysi Seviğ
Referans/17.04.2009 |
